Met ERP-software wordt alle data centraal beheert en wordt het mogelijk om bedrijfsprocessen te verbeteren. Er zijn heel veel verschillende ERP-systemen, stuk voor stuk gericht op diverse branches. Dit betekent ook dat er verschillende functionaliteiten zijn waar je gebruik van kunt maken. Wat zijn de meest gebruikte functionaliteiten en wat is voor jouw bedrijf belangrijk? Dat lees je hier.
De functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol in het maken van een keuze wanneer je op zoek bent naar een geschikt ERP pakket voor jouw bedrijf. Om te kunnen profiteren van goede ERP-software is het belangrijk om hierin gebruik te maken van de juiste functies. Omdat er een groot aanbod is van ERP-software kan het lastig zijn om te bepalen wat je precies nodig hebt en welk pakket hier het beste bij aansluit.
Dit zijn de meest gebruikte functionaliteiten
Een ERP-systeem bestaat uit meerdere functionaliteiten. Er zijn ook systemen waaraan je later nog extra functies kunt toevoegen wanneer je dit wenst. Het is echter slim om alleen functies toe te voegen of te gebruiken die je ook daadwerkelijk nodig hebt. Op deze manier voorkom je onnodige kosten en kun je optimaal gebruik maken van je nieuwe systeem. Wat zijn de meest gebruikte functionaliteiten voor een ERP-systeem? Dit lees je in onderstaand overzicht:
- CRM (klant- en relatiebeheer): CRM had in 2017 het grootste aandeel in de softwaremarkt en dat is niet voor niets. Bedrijven willen investeren in software voor klantenbeheer omdat je hiermee relevante klantinformatie kunt opslaan, analyseren en inzetten. De relevantie van klantinformatie verschilt per bedrijf.
- Kwaliteitsbeheer: kwaliteit is voor bijna alle bedrijven van groot belang, vooral in een tijd waarin alle informatie en nieuws zich razendsnel verspreidt. Schade aan het imago voorkomen: dat is waarmee een ERP-systeem bedrijven kan helpen.
- Financieel beheer: goede financiële administratie zorgt voor een goed beheer van de cashflow, waar het hele bedrijf van profiteert. ERP-software maakt een betere bedrijfsvoering mogelijk.
- Productieplanning: op basis van orders of verwachte verkoop wordt een planning gemaakt. ERP-software helpt bij het maken van goede planning waarmee met alle belangrijke zaken rekening wordt gehouden, zoals aanwezige materialen of hun levertijden, beschikbare werkkrachten en productiecapaciteit.
- Product Data Management: hierbij draait het om het sturen van de juiste informatie naar de juiste persoon of afdeling binnen het bedrijf. Hoe beter de PDM, hoe beter de (interne) productie is. Product Data Management wordt op meerdere manieren aangeboden: als apart pakket en als module binnen een ERP-systeem.
- Project Management: projecten zijn uitdagend en gevarieerd, maar brengen ook uitdaging met zich mee als het gaat om betrokken partijen, werkzaamheden en materialen. De functie Project Management bij ERP is ondersteunend en zorgt ervoor dat alles bij ieder project goed op elkaar is afgestemd.
- Supply Chain Management: SCM staat voor het beheer van de toevoerketen van materialen. Met ERP software heb je beter inzicht in welke materialen er besteld moeten worden en zorg je ervoor dat ze op tijd geleverd worden.
- Voorraadbeheer: met beter inzicht in de aanwezigheid van producten, voorraadplanning en de voorraadlocaties worden problemen voorkomen. Middels ERP wordt een juist systeem gekozen om de voorraadbeheer in te richten.
Welke functionaliteiten heb je nodig?
De functionaliteiten die je nodig hebt zijn vooral afhankelijk van jouw bedrijf. Bepaalde ERP-pakketten bevatten een aantal standaard functionaliteiten die je goed kunt gebruiken, maar wellicht is het nodig om nog een apart pakket toe te voegen met een functionaliteit die jij goed kunt gebruiken. Anderzijds is het nadelig om een uitgebreid pakket te kiezen met functionaliteiten waarvan je de helft niet gaat gebruiken. Een klein bedrijf zal veel minder baat hebben bij een HRM-module in het pakket, terwijl een groter bedrijf daar juist wel weer behoefte aan heeft.
Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten
Bedenk daarom van tevoren goed wat jij nodig hebt voor je bedrijf. Op deze manier ben je in staat een goede vergelijking te maken tussen de mogelijkheden. Je bent er zo zeker van dat je alleen de functionaliteiten kiest die voor jouw bedrijf nodig zijn en waarmee jij betere resultaten zult behalen. De belangrijkste zaken waar je op moet letten zijn:
- Bedrijfsomvang: hoe groter je bedrijf, hoe meer functionaliteiten je nodig zult hebben om een gestroomlijnd systeem te creëren.
- Wensen en eisen: bepaal voor jezelf waar je behoefte aan hebt en welke functionaliteiten nodig zijn om het optimale uit het systeem te halen.
- Budget: hoe uitgebreider een pakket, hoe hoger de kosten. Het is dan ook slim om van tevoren een budget te bepalen op basis van wat jij nodig hebt. Houdt wel rekening met de eenmalige kosten (implementatie) en eventuele terugkerende kosten (onderhoud).
