Documentbeheer software

Documentmanagement software (DMS) is een softwarepakket voor het beheren van de creatie, vastlegging, raadpleging, routering en archivering van elektronische documenten. Voorbeelden van bestanden die opgeslagen kunnen worden zijn Powerpoint, Excel, Word bestanden, gescande facturen, formulieren en foto's. Bouw een veilig digitaal archief in de cloud voor het beheer van alle types documenten.

Waarom document management software gebruiken?

Sinds de ontwikkeling van document management software (DMS) hebben organisaties van iedere omvang en in iedere sector de mogelijkheid om veel efficiënter documenten vast te leggen, te tracken, te beheren, op te slaan en op te halen. De document management software geeft elke geautoriseerde medewerker snel toegang tot een vereist dossier, content of bestand. Met document management software zijn bestanden veel veiliger, sneller doorzoekbaar en toegankelijk op elk platform, van een persoonlijke mobiele telefoon tot een de werkplek op kantoor.

Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) is een krachtige functie van document management software die de digitale archivering van grote hoeveelheden fysieke papieren documenten stroomlijnt. Met OCR technologie kun je papieren documenten scannen en automatisch converteren naar volledig doorzoekbare en bewerkbare tekstdocumenten. Zoeken in volledige tekstbestanden is vooral handig voor organisaties die hun papieren databases en dossiers willen digitaliseren met behoud van gedetailleerde zoekfunctionaliteit.

Digitaal archief

Document management software is ontworpen om verschillende bestandstypen veilig op te slaan in een digitaal archief, samen met metadata om indexeren en zoeken te vergemakkelijken. De belangrijkste kenmerken van een digitaal archief zijn de data deduplicatie check, geavanceerde zoekfuncties om specifieke documenten te vinden en gebruikers toegang controle. Met de juiste document management software bescherm je bedrijfsmiddelen en optimaliseer je server opslagruimte.

Digitaal documentbeheer

Documenten en informatie omvatten onder andere databases, content, datasets, bedrijfsresultaten, communicatie en interne memo’s. Eigenlijk beheert de document management software alles in een bedrijf wat gegevens bevat. De digitaal documentbeheer functie maakt gegevenssynchronisatie tussen kantoor-, cloud-, persoonlijke- en mobiele apparaten mogelijk. Daarom wordt het steeds makkelijker om bestanden te delen en op afstand samen te werken met project teams, afdelingen en klanten.

Documenten scannen

Door papieren documenten en foto’s te scannen en naar de cloud te exporteren, in plaats van er een hardcopy van te maken, elimineren bedrijven de noodzaak voor papier. Misschien nog belangrijker, ze elimineren ook de noodzaak voor steeds duurder worden printers, inktcartridges, archiefkasten en opbergruimtes. Document management software levert een onderneming dus aardig wat kostenbesparingen op.

Online document editing

In online document editing programma's kun je documenten rechtstreeks in een browser of app openen en bewerken. Je hoeft dus geen programma meer down te loaden op laptop, tablet of smartphone. Wijzigingen zijn door alle gebruikers realtime te zien en na te lopen. Zo kun je dus overal aan je project werken en je collega’s en teamleden zijn altijd op de hoogte van de veranderingen. De document management software maakt op afstand werken mogelijk en voorkomt dubbel werk en vertraging.

Voordelen van document management software op een rij:

• Alle documenten digitaal en in de cloud bespaart kosten op archiefruimtes en zoektijd
• Altijd en overal snel toegang tot alle informatie en documenten
• Realtime samenwerken waar je ook bent op de wereld
• Controle over wie toegang heeft tot welke documenten
• Scannen en digitaal bewerkbaar maken van fysieke documenten

Hoe kies ik de beste document management software?

Voordat je verschillende document management software opties met elkaar kunt vergelijken, is het aan te raden een aantal criteria vast te stellen. Beperk je tot drie of vier hoofdpunten om de zoektocht overzichtelijk te houden. Vervolgens kun je de verschillende opties naast elkaar zetten en kijken welke optie zowel functioneel als prijstechnisch het meest interessant is voor jouw onderneming. Heb je vragen? Neem dan contact op met onze adviseurs, die denken graag met je mee.

Gratis document management software gebruiken

Er zijn een flink aantal gratis document management software pakketten op de markt. De meeste zijn echter enkel geschikt voor persoonlijk gebruik of voor een losstaand project. Want de gratis versies hebben allemaal een beperkte opslagcapaciteit. Ook zijn er vaak andere beperkingen, waardoor de gratis opties niet handig zijn voor een bedrijf. Het loont wel de moeite om de ERP software gratis te gebruiken als proef, dan weet je zeker of de software oplossing past bij jou bedrijfsvoering.

Prijs document management software

De prijs voor dit type ERP software is voornamelijk afhankelijk van de totale opslagcapaciteit die je nodig hebt in de cloud. En of je bijvoorbeeld ook gevoelige informatie liever op hardware in jouw bedrijf opslaat. Verder bepaalt ook het aantal gebruikers die toegang hebben tot de documenten de uiteindelijke prijs van het software pakket. Meestal zijn er een aantal abonnementen met maandelijkse kosten waar je uit kunt kiezen.

Gratis demo, advies document management software?

Net als met andere ERP software pakketten, raden we aan om eerst een gratis demo te proberen alvorens een abonnement af te sluiten. Wij kunnen dit voor jouw regelen. Neem daarom vandaag nog contact op met een van onze adviseurs via het contact formulier.