Het gebruik van een centraal systeem voor het regelen van bedrijfsprocessen: dit biedt voor iedere onderneming veel mogelijkheden. Een van de meest gebruikte systemen van dit moment is ERP-software. Deze software wordt binnen organisaties toegepast om alle processen binnen een bedrijf te ondersteunen: van logistiek tot commercieel en financiële administratie. Alles wordt ondergebracht in een systeem en de software is dan ook toepasbaar binnen alle organisaties, groot en klein.
Maar wat zijn nu de voor- en nadelen van ERP-software? Hier lees je meer en krijg je een duidelijker beeld van je mogelijkheden.
Ontdek de voor- en nadelen van ERP-software
Denk jij erover om te kiezen voor de implementatie van ERP-software? Dan is het belangrijk om te weten wat de voor- en nadelen zijn. Zo kun je een goede afweging maken en is het nog makkelijker om te bepalen wat de juiste keuze is voor jouw organisatie. Hier vind je alvast een korte opsomming van de voor- en nadelen van ERP-software. Verderop lees je de meer uitgebreide informatie.
Voordelen
- Actuele informatie: iedereen binnen de organisatie heeft dezelfde, actuele informatie om handen, omdat alles wordt vastgelegd in een database.
- Verbeterde samenwerking: de samenwerking is beter, de doorlooptijden korter en je hebt minder kans op fouten en misverstanden.
- Grip: als management heb je grip op de bedrijfsprocessen en is het makkelijker om bepaalde beslissingen te maken en te onderbouwen.
Nadelen
- Kosten: afhankelijk van het systeem en de functionaliteiten kunnen de kosten voor ERP-software flink oplopen. Vooral omdat de software niet altijd aansluit op de bestaande bedrijfsprocessen: er moet dan aanvullende software worden ontwikkeld. Dit brengt hoge kosten met zich mee.
- Acceptatie: een software systeem moet goed begrepen en geaccepteerd worden door alle werknemers binnen het bedrijf. Juiste implementatie en correct gebruik zijn van groot belang.
De voordelen van ERP-software
Het inzetten van een ERP- systeem brengt meerdere voordelen met zich mee. In de eerste plaats kunnen alle medewerkers van een organisatie beschikken over een complete en actuele informatie, omdat er sprake is van een centrale database. Dit zorgt er onder andere voor dat medewerkers onderling beter zullen samenwerken en daarnaast zijn ze ook productiever. Meestal is het goed mogelijk om tools te implementeren waardoor je data kunt analyseren. Je hebt hierdoor meer grip op de bedrijfsprocessen. Beslissingen kunnen beter onderbouwd worden en daarnaast kun je betere resultaten behalen. Een goed geselecteerd en geïmplementeerd systeem levert veel voordelen op en daarmee ook veel geld.
Een modern ERP-systeem biedt meer functionaliteiten dan ooit om data te analyseren en interactie met de klant te onderhouden. Er zijn bijvoorbeeld modules voor CRM en Business Intelligence waarmee het nog beter mogelijk is om inzicht te behouden op alle processen. Je verlaagt hiermee de operationele kosten en je verbetert de klanttevredenheid. Doordat je gebruik maakt van een goed werkend ERP-systeem, kun je je nog beter focussen op kerntaken binnen je bedrijf. Zonder ERP-software loopt veel informatie langs elkaar heen en ben je veel meer tijd kwijt aan het oplossen van problemen. Een geïntegreerd ERP-systeem zorgt voor:
- Inloggen op één systeem voor alle medewerkers
- Informatie kan direct doorstromen wat heel veel tijd bespaard
- Meer tijd voor verbetering van de klantcontacten, marge analyse en productinnovatie
Nadelen van ERP-software
Het is ook belangrijk om te kijken naar eventuele nadelen die je kunt ervaren bij het gebruik van een ERP-software. Een belangrijk punt is natuurlijk de kosten. De kosten kunnen, afhankelijk van het systeem en de functionaliteiten hoog oplopen. Het komt veel voor dat een software niet perfect aansluit op de bestaande bedrijfsprocessen. In dit geval moet er aanvullende software worden ontwikkeld en dit is prijzig. Anderzijds zijn er heel veel bestaande ERP-systemen die goed aansluiten op de bedrijfsprocessen.
Een ander mogelijk nadeel zit in de acceptatie van het systeem. Wisselen van een software is een grote verandering voor medewerkers en dit kost tijd. Een software systeem moet goed begrepen worden, maar ook geaccepteerd door alle medewerkers. Als een systeem goed geïmplementeerd en correct gebruikt wordt pluk je hier de vruchten van. Het zal tijd nodig hebben voordat je echt optimaal gaat profiteren van de bovengenoemde voordelen.
Ontdek de soorten ERP pakketten
Er zijn verschillende ERP-pakketten te vinden. Je kunt grofweg kiezen uit twee soorten ERP-systemen:
- Offline ERP systeem: het programma is op een of een aantal computers geïnstalleerd. Er hoeft geen internetverbinding te zijn om het hele systeem te kunnen runnen. Je koopt hiermee ERP als hardware.
- Online ERP systeem: een online systeem heeft geen hardware nodig dat je moet installeren. De applicatie is met ieder apparaat te gebruiken. Er zijn twee soorten online ERP: SaaS en open source. SaaS is het huren van de software en open source houdt in dat je zelf werkt met een open broncode.
Bekijk zelf de mogelijkheden voor de aanschaf van een ERP-systeem. Hoe beter de keuze is die je maakt, hoe meer jij profiteert van alle voordelen van ERP-software!